Verwerkersovereenkomst
Versie: 2026-10-02.3
Deze verwerkersovereenkomst is bedoeld voor scholen en andere organisaties die Retrieva inzetten voor hun leerlingen of medewerkers, waarbij wij persoonsgegevens namens die organisatie verwerken. Voor gewone particuliere accounts is dit niet nodig: daar is Codea Solutions zelf verantwoordelijk, zie de privacyverklaring. Deze overeenkomst geldt tussen de organisatie (“Verwerkingsverantwoordelijke”) en T.P. van Lier, handelend onder de naam Codea Solutions (“Verwerker”) zodra we schriftelijk (ook per e-mail) hebben afgesproken dat Retrieva op deze manier wordt ingezet.
1. Onderwerp en duur
De Verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om Retrieva te leveren aan de Verwerkingsverantwoordelijke en op diens schriftelijke instructies, zoals vastgelegd in deze overeenkomst en de afspraken over de dienst. De overeenkomst duurt zolang de Verwerker persoonsgegevens namens de Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt.
2. Aard en doel van de verwerking, gegevens en betrokkenen
| Onderdeel | Omschrijving |
|---|---|
| Doel | Leerlingen of medewerkers laten leren met uitleg, oefenvragen, flashcards, toetsen, planning en voortgangsoverzicht. |
| Betrokkenen | Leerlingen, studenten en medewerkers van de Verwerkingsverantwoordelijke die een account gebruiken. |
| Soorten gegevens | Naam, e-mailadres, inloggegevens (wachtwoord uitsluitend als hash), door de gebruiker ingevoerde of geüploade leerinhoud, foto’s en bestanden van huiswerk en toetsen, resultaten, planning, gebruiksgegevens (activiteit, AI-verbruik) en instellingen. Er worden geen bijzondere categorieën persoonsgegevens bewust verwerkt; de Verwerkingsverantwoordelijke instrueert gebruikers dat niet te uploaden. |
| Aard | Opslaan, structureren, doorsturen naar een AI-verwerker om antwoorden te genereren, weergeven, exporteren, back-ups maken en verwijderen. |
3. Verplichtingen van de Verwerker
- Verwerkt persoonsgegevens alleen op basis van schriftelijke instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke, ook voor doorgifte, tenzij een wet anders vereist. Vindt de Verwerker een instructie in strijd met de AVG, dan meldt hij dat direct.
- Zorgt dat personen die gegevens verwerken zijn gebonden aan geheimhouding.
- Neemt passende technische en organisatorische maatregelen, zie de bijlage.
- Helpt de Verwerkingsverantwoordelijke, voor zover redelijk, bij verzoeken van betrokkenen (inzage, rectificatie, verwijdering, overdraagbaarheid, bezwaar), en bij beveiliging, meldingen van datalekken, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en raadpleging van de toezichthouder. Gebruikers kunnen hun gegevens zelf exporteren en hun account zelf verwijderen in de app.
- Verwijdert of retourneert na afloop van de dienst alle persoonsgegevens, zoals de Verwerkingsverantwoordelijke kiest, en verwijdert bestaande kopieën, behalve als de wet bewaring voorschrijft. Back-ups worden versleuteld en uiterlijk 10 dagen bewaard (één per dag) en daarna verwijderd.
- Stelt de informatie beschikbaar die nodig is om aan te tonen dat de Verwerker deze verplichtingen naleeft, en werkt mee aan audits, in redelijkheid, na aankondiging en met vergoeding van redelijke kosten.
4. Datalekken
De Verwerker meldt een inbreuk op persoonsgegevens die de gegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke raakt zonder onredelijke vertraging, en in elk geval binnen 48 uur nadat hij ervan weet, met de informatie die hij op dat moment heeft (aard, betrokkenen en gegevens, waarschijnlijke gevolgen, genomen en voorgestelde maatregelen). De melding aan de toezichthouder en aan betrokkenen is de verantwoordelijkheid van de Verwerkingsverantwoordelijke.
5. Subverwerkers
De Verwerkingsverantwoordelijke geeft de Verwerker algemene toestemming subverwerkers in te schakelen. Nu zijn dat:
| Subverwerker | Doel | Land |
|---|---|---|
| Anthropic, PBC | AI: uitleg, oefenvragen, samenvattingen en beoordeling van antwoorden | Verenigde Staten |
| Replit, Inc. | Hosting van de app, de database, bestanden en back-ups | Verenigde Staten |
| Google (Google Ireland Ltd. / Google LLC) | Google Drive voor versleuteld bewaarde back-ups; e-mail | Ierland / Verenigde Staten |
| OpenAI, L.L.C. | Alleen als foto’s bij vragen aan staan: een door de AI geschreven beschrijving van een foto, zonder naam of e-mailadres | Verenigde Staten |
De Verwerker legt subverwerkers dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst, en blijft aansprakelijk voor hun naleving. Wil de Verwerker een subverwerker toevoegen of vervangen, dan meldt hij dat minstens 30 dagen van tevoren; de Verwerkingsverantwoordelijke kan binnen die termijn schriftelijk en gemotiveerd bezwaar maken.
6. Doorgifte buiten de EER
Doorgifte naar de Verenigde Staten (Anthropic, Replit, Google en OpenAI) vindt alleen plaats op grond van een geldig instrument uit hoofdstuk V AVG: het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen.
7. Aansprakelijkheid en toepasselijk recht
Voor aansprakelijkheid gelden de bepalingen over aansprakelijkheid uit de algemene voorwaarden, voor zover de wet dat toelaat. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
8. Bijlage: beveiligingsmaatregelen
- Versleutelde verbindingen (https) en strenge beveiligingsheaders.
- Wachtwoorden als hash (bcrypt); door gebruikers ingevoerde API-sleutels versleuteld (AES-256-GCM).
- Toegang tot foto’s en bestanden alleen voor de eigenaar; scheiding tussen accounts is geautomatiseerd getest.
- Beperking van inlogpogingen; sessies verlopen na maximaal 7 dagen (met ‘Onthoud mij’), anders na hooguit 24 uur.
- Dagelijkse back-ups, versleuteld bewaard (AES-256-GCM) en uiterlijk 10 dagen; toegang van beheerders alleen waar dat nodig is; acties van beheerders worden gelogd.
- Geen scripts of lettertypen van derden op de site.
- Procedure voor datalekken en een bijgehouden register van verwerkingen.
Contact voor deze overeenkomst: privacy@retrieva.nl. Versie 2026-10-02.3.